Datenschutzerklärung

Verantwortlich im Sinne der DSGVO ist:
NEOCLARITY GROUP LTD
Archiepiskopou Makariou III 59, Mouyias Tower, 3rd floor, Office 301, 6017 Larnaka, Republik Zypern
E-Mail: support@neoclarity.io

Wir verarbeiten personenbezogene Daten ausschließlich, um dir Neo CLARITY bereitzustellen — dein Konto, deine Workspace-Daten und die von dir verbundenen Quellen. Nachfolgend erläutern wir, welche Daten wozu, auf welcher Rechtsgrundlage und mit welchen Dienstleistern verarbeitet werden.

Zwei Rollen. Für unsere Website, dein Nutzerkonto und die Abrechnung sind wir selbst Verantwortlicher. Für die Daten, die du in deinem Workspace verarbeitest — etwa deine Leads, Termine, Verkäufe, Gesprächsaufnahmen und die Leistungsdaten deines Teams —, bist du als Kunde der Verantwortliche und wir sind dein Auftragsverarbeiter. Dafür gilt unser Auftragsverarbeitungsvertrag mit der Liste der Unterauftragsverarbeiter. Bist du ein Lead oder Kunde eines Neo-CLARITY-Kunden, wende dich mit Fragen zu deinen Daten bitte zuerst an dieses Unternehmen; wir leiten Anfragen, die uns erreichen, dorthin weiter.

Vercel (Vercel Inc., USA) betreibt die Web-Anwendung und serverseitige Funktionen; die Ausführung erfolgt in der EU-Region Frankfurt.
Supabase stellt Datenbank, Authentifizierung und Datei-Speicher bereit; die Daten liegen in der EU-Region Frankfurt (eu-central-1). Beide sind für uns als Auftragsverarbeiter tätig. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einem sicheren, stabilen Betrieb (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) bzw. die Vertragserfüllung (lit. b).

Für die Registrierung verarbeiten wir deine E-Mail-Adresse, dein Passwort (ausschließlich als kryptografischer Hash), Profilangaben und deine Sprachwahl. Meldest du dich mit deinem Google-Konto an, erhalten wir von Google deinen Namen, deine E-Mail-Adresse und ggf. dein Profilbild. Zweck ist die Bereitstellung und Verwaltung deines Kontos. Rechtsgrundlage ist die Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

Fragst du über unsere Website einen Demo-Termin an, verarbeiten wir die im Formular angegebenen Daten (u. a. Name, E-Mail-Adresse, Unternehmen, optionale Kontaktangaben), um deine Anfrage zu bearbeiten. Für die Terminwahl setzen wir Cal.com (Cal.com, Inc., USA) als Auftragsverarbeiter ein; dabei werden dein Name, deine E-Mail-Adresse und der gewählte Termin an Cal.com übermittelt. Rechtsgrundlage ist die Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen auf deine Anfrage (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Über neue Anfragen und Käufe benachrichtigen wir unser Team intern über Slack (Slack Technologies, LLC, USA); dabei werden Name, E-Mail-Adresse und gewählter Termin übermittelt. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einer schnellen Bearbeitung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Transaktionale E-Mails (Bestätigung, Passwort-Zurücksetzung, Benachrichtigungen) versenden wir über Resend (Amazon-SES-Infrastruktur, EU-Region Irland). Der Anbieter ist Auftragsverarbeiter. Rechtsgrundlage ist die Vertragserfüllung bzw. unser berechtigtes Interesse an zuverlässiger Zustellung (Art. 6 Abs. 1 lit. b, f DSGVO).

Abonnements und Zahlungen wickeln wir über Stripe (Stripe Payments Europe, Ltd., Dublin, Irland) ab. Stripe verarbeitet dabei deinen Namen, deine E-Mail-Adresse, deine Rechnungsanschrift, ggf. deine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer und deine Zahlungsdaten. Die vollständigen Karten- oder Kontodaten sehen wir nicht; wir erhalten nur den Zahlungsstatus und die Angaben für die Rechnung. Stripe kann Daten auch in die USA übermitteln und ist für die Zahlungsabwicklung und Betrugsprävention teils selbst verantwortlich. Rechtsgrundlage ist die Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) und unsere gesetzliche Pflicht zur Aufbewahrung von Rechnungen (lit. c).

Individueller Vertrag. Schließt du mit uns einen Vertrag über unsere Vertragsseite, speichern wir die Angaben, die du dort machst (Name, Firma, Anschrift, ggf. USt-IdNr., gewählte Zahlungsweise, bei Lastschrift Kontoinhaber und IBAN), den unterschriebenen Wortlaut mit Prüfwert (SHA-256), deine gezeichnete Unterschrift sowie Zeitpunkt, IP-Adresse und Browser-Kennung der Unterschrift. Sie dienen als Nachweis des Vertragsschlusses und zur Abrechnung; eine Kopie des Vertrags erhältst du per E-Mail. Wir bewahren diese Angaben für die Dauer des Vertrags und danach bis zum Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungs- und Verjährungsfristen auf. Rechtsgrundlage ist die Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO), unsere gesetzliche Aufbewahrungspflicht (lit. c) und unser berechtigtes Interesse am Nachweis des Vertragsschlusses (lit. f).

Für die KI-Funktionen nutzen wir die Claude-API von Anthropic (Anthropic PBC, USA): den Assistenten „Neo“ (in der App, im Browser-Add-on und über Telegram), die automatischen Berichte, die Einschätzung der Lead-Qualität aus Fragebogen-Antworten, die Auswertung von Verkaufsgesprächen anhand ihrer Transkripte, die Erkennung der Sprecher in einem Transkript und die Analyse von Website und Verkaufsskript bei der Einrichtung.

Übermittelt werden jeweils nur die Inhalte, die die Aufgabe braucht, z. B. Kennzahlen, Angaben eines Leads mit seinen Antworten oder das Transkript eines Gesprächs mit den Namen der Beteiligten. Anthropic nutzt über die API übermittelte Daten nicht zum Training seiner Modelle und speichert sie nur für einen begrenzten Zeitraum zur Missbrauchserkennung. Die Ergebnisse der KI sind Empfehlungen; automatisierte Entscheidungen mit rechtlicher Wirkung (Art. 22 DSGVO) trifft Neo CLARITY nicht. Rechtsgrundlage ist die Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO); für Workspace-Daten handeln wir im Auftrag des Kunden.

Auf Veranlassung des Kunden holen wir Aufnahmen und Transkripte von Verkaufsgesprächen aus den Quellen, die er verbindet: aus Close, aus Ordnern in Google Drive, die er für uns freigibt, oder über Freigabe-Links von Fathom. Tonaufnahmen lassen wir von ElevenLabs (ElevenLabs Inc., USA) als Auftragsverarbeiter in Text umwandeln. Übermittelt wird nur die Tonaufnahme. Wir fordern dabei eine Verarbeitung ohne Speicherung beim Anbieter an; ist das im Einzelfall nicht möglich, löschen wir das Transkript dort unmittelbar nach der Umwandlung. ElevenLabs nutzt die Daten nicht zum Training seiner Modelle. Das Gesprächstraining (Rollenspiel) nutzt ElevenLabs für die Sprachausgabe; dabei wird nur der vorzulesende Text übermittelt.

Transkripte und Auswertungen speichern wir im Workspace des Kunden, bis er sie oder den Workspace löscht. Der Kunde ist dafür verantwortlich, dass alle Gesprächsteilnehmer vor der Aufnahme informiert sind und eingewilligt haben (§ 201 StGB). Rechtsgrundlage unserer Verarbeitung ist der Auftrag des Kunden (Art. 28 DSGVO).

Nur wenn du sie aktiv verbindest, greifen wir auf Facebook/Meta Ads (siehe Abschnitt 13), Google Ads (siehe Abschnitt 12), Typeform, Calendly und Close (siehe Abschnitt 11) zu. Die Zugangs-Tokens werden verschlüsselt gespeichert; wir importieren die von dir freigegebenen Daten (z. B. Kampagnen-Kennzahlen, Formular-Antworten, Buchungen), um sie in deinen Auswertungen darzustellen. Rechtsgrundlage ist die Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Du kannst jede Verbindung jederzeit trennen. Wie du deine Facebook-Daten vollständig entfernst, steht unter Datenlöschung.

Verbindest du dein Close-Konto per OAuth, greifen wir — und nur solange die Verbindung aktiv ist — ausschließlich lesend auf folgende Daten zu:

• Konto- und Organisationsdaten: deine Close-Organisations-ID und die E-Mail-Adresse des verbindenden Nutzers.
• Leads und Kontakte: Kontakt-E-Mail-Adressen, um Close-Datensätze den Leads in deinem Workspace in Neo CLARITY zuzuordnen.
• Aktivitäten: benutzerdefinierte Aktivitäten samt Feldwerten (einschließlich des gewählten Ergebnisses) sowie Anruf-Aktivitäten — je nach deinem Close-Tarif einschließlich Transkripten von Anrufaufzeichnungen und KI-generierten Gesprächszusammenfassungen.
• Opportunities: Opportunities mit Pipeline, Phase und Status.

Wir nutzen diese Daten allein dazu, Vertriebs- und Coaching-Auswertungen (Conversions, Attribution, Anrufhistorie, Pipeline-Phase) in deinem Workspace in Neo CLARITY darzustellen. Neo CLARITY greift ausschließlich lesend auf Close zu — wir erstellen, ändern oder löschen keine Daten in deinem Close-Konto.

Die OAuth-Zugangs- und Refresh-Tokens werden verschlüsselt gespeichert (AES-256-GCM) und weder Endnutzern noch Dritten offengelegt. Importierte Datensätze sind per Row-Level-Security auf deinen Workspace beschränkt — nur dessen Mitglieder können sie einsehen. Die Übertragung erfolgt über TLS.

Wir speichern importierte Close-Daten und Tokens, solange die Verbindung besteht. Trennst du Close in Neo CLARITY, widerrufen wir das Token bei Close und löschen die hinterlegten Zugangsdaten; importierte Datensätze löschen wir auf Anfrage oder über die Datenverwaltung deines Workspace. Du kannst die Verbindung jederzeit trennen.

Rechtsgrundlage ist die Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) sowie unser und dein berechtigtes Interesse an der Vertriebsauswertung (lit. f). Mit dem Verbinden bestätigst du, dass du berechtigt bist, die Daten der betreffenden Close-Organisation an uns weiterzugeben; für die importierten Daten handeln wir als dein Auftragsverarbeiter.

Verbindest du dein Google-Konto über „Google Ads verbinden“ per OAuth, greifen wir — und nur solange die Verbindung aktiv ist — ausschließlich lesend über die Google Ads API auf folgende Daten zu:

• Kontodaten: die E-Mail-Adresse des verbindenden Google-Kontos sowie ID, Name, Währung und Zeitzone der Google-Ads-Konten, auf die du Zugriff hast (einschließlich der Unterkonten eines Verwaltungskontos).
• Kampagnenstruktur: Namen, IDs und Status von Kampagnen, Anzeigengruppen, Anzeigen und Asset-Gruppen sowie Kampagnenbudgets.
• Leistungskennzahlen: Kosten, Impressionen und Klicks je Anzeige und Tag.

Personenbezogene Daten der Menschen, die deine Anzeigen sehen, fragen wir über die Google Ads API nicht ab. Wir nutzen die Daten allein dazu, deine Werbeausgaben und Kampagnen in deinem Workspace in Neo CLARITY auszuwerten (Kosten pro Lead, pro Termin und pro Verkauf). Neo CLARITY greift ausschließlich lesend zu — wir erstellen, ändern, pausieren oder löschen nichts in deinem Google-Ads-Konto.

Die Nutzung und Übermittlung von Informationen, die wir über Google-APIs erhalten, entspricht der Google API Services User Data Policy, einschließlich der Anforderungen zur eingeschränkten Nutzung („Limited Use“). Wir verkaufen diese Daten nicht, nutzen sie nicht für Werbung und nicht zum Training allgemeiner KI-Modelle, und Menschen sehen sie nur, soweit es für Support, Sicherheit oder gesetzliche Pflichten nötig ist oder du ausdrücklich zustimmst.

Zugangs- und Refresh-Tokens werden verschlüsselt gespeichert (AES-256-GCM) und weder Endnutzern noch Dritten offengelegt. Importierte Daten sind per Row-Level-Security auf deinen Workspace beschränkt und liegen in der EU (Frankfurt). Trennst du Google Ads in Neo CLARITY, widerrufen wir den Zugriff bei Google und löschen die hinterlegten Zugangsdaten; die importierten Anzeigendaten löschen wir mit der Verbindung. Bereits in deine Funnel-Kennzahlen übernommene Tageswerte (Werbeausgaben, Impressionen, Klicks) bleiben als Teil deiner Auswertung bestehen, bis du sie löschst. Zusätzlich kannst du den Zugriff jederzeit unter myaccount.google.com/permissions entziehen.

Rechtsgrundlage ist die Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Mit dem Verbinden bestätigst du, dass du berechtigt bist, die Daten der betreffenden Google-Ads-Konten an uns weiterzugeben; für die importierten Daten handeln wir als dein Auftragsverarbeiter.

Verbindest du dein Meta-Werbekonto, lesen wir Kampagnen-Kennzahlen und Ausgaben. Erteilst du zusätzlich die Berechtigung „Neo darf Kampagnen steuern“, kann Neo vorschlagen, Kampagnen oder Anzeigengruppen zu pausieren, anzuschalten, ihr Budget zu ändern oder sie zu kopieren; ausgeführt wird erst, wenn ein Inhaber oder Admin auf „Ausführen“ klickt.

Schaltest du den Rückkanal ein, melden wir über die Meta Conversions API, welche Stufe ein Lead erreicht hat (z. B. Termin, Abschluss), an den Datensatz in deinem Meta-Konto. Kontaktdaten (E-Mail, Telefon, Vor- und Nachname, Land) übermitteln wir dabei nur als SHA-256-Hash; im Klartext gehen technische Zuordnungsmerkmale (Klick-ID, Browser-Kennung, interne Lead-ID, Seitenadresse) sowie Wert und Währung. Meta verarbeitet diese Daten nach seinen eigenen Bedingungen für Business-Tools. Der Rückkanal ist standardmäßig ausgeschaltet; ob die betroffenen Leads eingewilligt haben und informiert wurden, verantwortet der Kunde.

Die Chrome-Erweiterung „Neo im Browser“ zeigt Neo als Seitenleiste neben jeder Webseite. Sie liest dabei keine Inhalte der Webseiten, die du besuchst, und überträgt weder deinen Browserverlauf noch die Adressen dieser Seiten. Was du Neo in der Seitenleiste schreibst, verarbeiten wir wie im Abschnitt 8 beschrieben.

Anmeldung. Du meldest dich mit deinem Konto bei Neo CLARITY an und wählst einen Workspace. Das dabei ausgestellte Zugangs- und Refresh-Token speichert die Erweiterung nur lokal in deinem Browser (chrome.storage.local, nicht geräteübergreifend synchronisiert). Mit dem Abmelden in der Seitenleiste oder dem Trennen unter Einstellungen → Verbundene Programme widerrufen wir das Token; entfernst du die Erweiterung, löscht Chrome die lokal gespeicherten Daten.

Spalte im Werbeanzeigenmanager. Nur wenn du sie einschaltest und Chrome dafür den Zugriff auf adsmanager.facebook.com erlaubst — und nur auf dieser Adresse —, blendet die Erweiterung dort eine Spalte mit deinen Zahlen aus Neo CLARITY ein. Dazu liest sie aus der Seite die Werbekonto-ID, die Ebene (Kampagnen, Anzeigengruppen, Anzeigen) und den gewählten Zeitraum und fragt damit die passenden Werte bei uns ab. Die Kennungen der Tabellenzeilen nutzt sie nur in deinem Browser, um die Werte den Zeilen zuzuordnen; sie werden nicht übertragen. Weitere Inhalte des Werbeanzeigenmanagers liest sie nicht. Deine Spalten-Auswahl liegt ebenfalls in chrome.storage.local. Schaltest du die Spalte aus, gibt die Erweiterung den Zugriff zurück.

Die Erweiterung spricht ausschließlich mit Neo CLARITY, setzt keine Tracking- oder Analyse-Dienste ein und gibt keine Daten an Dritte weiter. Rechtsgrundlage ist die Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO); das Speichern des Tokens auf deinem Gerät ist für die von dir gewünschte Funktion unbedingt erforderlich (§ 25 Abs. 2 TDDDG).

Verknüpfst du den Telegram-Bot, verarbeiten wir deine Telegram-Chat-ID und die ausgetauschten Nachrichten, um dir Benachrichtigungen, Berichte und den Chat mit Neo bereitzustellen. Verknüpft der Kunde eine Telegram-Gruppe, senden wir dorthin auf seine Veranlassung auch Gesprächsauswertungen als PDF; diese enthalten den Namen des Leads, des Teammitglieds, die Bewertung und Auszüge aus dem Transkript. Betreiber des Dienstes ist Telegram (Telegram FZ-LLC, Dubai, Vereinigte Arabische Emirate); Nachrichten verlassen dabei die EU. Rechtsgrundlage ist deine Einwilligung bzw. die Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. a, b DSGVO).

Auf unserer eigenen Website setzen wir keine Analyse- oder Tracking-Werkzeuge ein. Davon zu unterscheiden ist der Funnel-Tracker, den unsere Kunden auf ihren eigenen Seiten einbinden: Er arbeitet standardmäßig ohne Cookies, kürzt die IP-Adresse, macht sie mit einem täglich wechselnden Schlüssel unkenntlich und speichert sie nicht. Verantwortlich dafür ist der jeweilige Kunde; wir verarbeiten diese Daten in seinem Auftrag.

Zur Erkennung und Behebung von Störungen setzen wir Sentry (EU-Region, de.sentry.io) ein. Dabei werden technische Fehlerdaten verarbeitet. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einem fehlerfreien Betrieb (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Für Anmeldung und Sitzung setzen wir technisch notwendige Cookies. Diese sind für den Betrieb erforderlich und bedürfen keiner Einwilligung (§ 25 Abs. 2 TDDDG). Marketing- oder Tracking-Cookies setzen wir standardmäßig nicht.

Partner-Empfehlung. Kommst du über den Link eines unserer Partner (erkennbar an ?ref= in der Adresse), fragen wir dich, ob wir uns das merken dürfen. Nur wenn du zustimmst, speichern wir den Code des Partners im Cookie clarity_ref (First-Party, ohne weitere Daten über dich). Zweck: Buchst du später ein Gespräch, wird es dem Partner zugeordnet, der dich empfohlen hat, damit er seine Provision erhält. Speicherdauer: 90 Tage. Rechtsgrundlage ist deine Einwilligung (§ 25 Abs. 1 TDDDG, Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Lehnst du ab, speichern wir nichts. Du kannst die Einwilligung jederzeit widerrufen – mit diesem Knopf oder indem du die Cookies dieser Seite in deinem Browser löschst: Partner-Zuordnung löschen

Beim Zugriff protokolliert unser Hosting-Anbieter technische Daten (u. a. IP-Adresse, Zeitpunkt, angeforderte Ressource, User-Agent) für kurze Zeit, um Sicherheit und Stabilität zu gewährleisten. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Kontobezogene Daten speichern wir, solange dein Konto besteht. Nach Löschung werden deine personenbezogenen Daten entfernt oder anonymisiert; gesetzliche Aufbewahrungsfristen (insbesondere für Rechnungen) bleiben unberührt. Daten im Workspace eines Kunden — einschließlich Transkripten und Auswertungen — speichern wir, bis der Kunde sie löscht, spätestens aber bis 60 Tage nach Ende seines Vertrags (siehe § 11 des Auftragsverarbeitungsvertrags).

Wir verkaufen keine personenbezogenen Daten und nutzen die aus verbundenen Quellen importierten Daten — insbesondere deine Close-Daten — nicht für Werbezwecke und nicht zum Training von KI-Modellen.

Dir stehen Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch (Art. 21) zu; erteilte Einwilligungen kannst du jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen (Art. 7 Abs. 3). Dein Konto kannst du selbst in deinem Profil löschen, sobald für keinen deiner Workspaces mehr ein laufendes Abonnement besteht — dabei werden deine personenbezogenen Daten einschließlich deines Profilbilds entfernt. Zur Ausübung deiner Rechte erreichst du uns unter support@neoclarity.io. Zudem hast du das Recht auf Beschwerde bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO) — angesichts unseres Sitzes ist das insbesondere das Office of the Commissioner for Personal Data Protection (Nikosia, Republik Zypern); du kannst dich ebenso an die Aufsichtsbehörde deines eigenen EU-Mitgliedstaats wenden.

Deine Daten speichern wir in der EU (Frankfurt am Main). Einzelne Dienstleister (u. a. Supabase, Vercel, Anthropic, ElevenLabs, Resend, Sentry, Slack, Stripe, Cal.com, Close) sind US-Unternehmen. Soweit dabei Daten in die USA übermittelt werden, erfolgt dies auf Grundlage der EU-Standardvertragsklauseln bzw. — sofern zertifiziert — des EU-US Data Privacy Framework. Nachrichten über Telegram gehen an einen Anbieter in den Vereinigten Arabischen Emiraten; diese Übermittlung erfolgt nur, wenn du Telegram selbst verknüpfst, zur Erfüllung des von dir gewünschten Dienstes (Art. 49 Abs. 1 lit. b DSGVO).

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich die Verarbeitung oder die Rechtslage ändert. Wesentliche Änderungen veröffentlichen wir hier mit aktualisiertem Stand. Es gilt jeweils die hier veröffentlichte Fassung.